Je kunt eenvoudig beginnen met het verminderen van papier op kantoor door inkomende documenten direct te digitaliseren, over te stappen op digitale handtekeningen en cloud-software zoals Teams of Google Workspace te gebruiken voor samenwerking. Door daarnaast kritisch naar je printgedrag te kijken en standaard dubbelzijdig printen in te stellen, verlaag je het papierverbruik direct met gemiddeld 30% tot 50%.
Steeds meer bedrijven kiezen voor een papierloos kantoor. Niet alleen om kosten te besparen, maar ook om efficiënter en duurzamer te werken. In dit artikel ontdek je waarom minder papier slim is en krijg je vijf concrete stappen om vandaag nog te beginnen.
Waarom minder papier op kantoor?
Kostenbesparing en efficiëntie
Een gemiddelde kantoormedewerker print ongeveer 10.000 pagina’s per jaar. Tel daar de kosten van papier, inkt, printers en onderhoud bij op en je ziet dat de rekening snel oploopt. Door te digitaliseren bespaar je niet alleen geld, maar vind je documenten ook sneller terug. Geen zoeken meer in archiefkasten of stapels mappen op je bureau.
Duurzaamheid en MVO-doelstellingen
Minder papier betekent minder bomen kappen en minder transport. Als je als bedrijf duurzaamheidsdoelen hebt of werkt aan maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), is een papierloos kantoor een logische stap. Je laat zien dat je bewust omgaat met grondstoffen en dat straalt uit naar klanten en medewerkers.
Zo begin je eenvoudig met een papierloos kantoor
Stap 1: Digitaliseer de inkomende poststroom
Begin bij de bron. Scan alle binnenkomende post direct en bewaar deze digitaal. Gebruik een scanner met OCR-functie zodat je tekst kunt doorzoeken. Denk ook aan het digitaliseren van boeken of documenten die je in fysieke vorm bewaart maar eigenlijk nooit gebruikt. Dit bespaart fysieke ruimte en maakt alles digitaal doorzoekbaar.
Stap 2: Stap over op digitale handtekeningen
Met tools zoals DocuSign of Adobe Sign hoef je geen contracten meer te printen, te ondertekenen en te scannen. Digitale handtekeningen zijn juridisch bindend en besparen veel tijd. Je verstuurt een document digitaal, de ontvanger ondertekend online en binnen een paar minuten heb je het getekende document terug.
Stap 3: Gebruik cloud-oplossingen voor samenwerking
Werk samen in de cloud via Google Drive, Microsoft SharePoint of Dropbox. Documenten delen, tegelijk bewerken en versies bijhouden kan allemaal digitaal. Hierdoor hoef je geen papieren versies meer uit te printen voor vergaderingen of overleggen.
Stap 4: Stel dubbelzijdig printen standaard in
Moet er toch geprint worden? Zet dan alle printers standaard op dubbelzijdig printen. Dit halveert direct je papierverbruik. Vraag medewerkers ook om kritisch te zijn: is printen echt nodig of kan het digitaal?
Stap 5: Train je medewerkers
De beste systemen werken niet als je team ze niet gebruikt. Organiseer een korte training over digitaal werken en leg uit waarom het belangrijk is. Krijg collega’s mee door de voordelen te benadrukken: sneller werken, minder zoeken en een opgeruimd bureau.
Handige tools om papierverbruik te minimaliseren
Gebruik deze tools voor een vliegende start: DocuSign voor handtekeningen, Google Workspace voor samenwerking, Evernote voor notities en Microsoft OneNote voor vergaderingen zonder papier.